Razvrstavanje dokumenata: osnovni kriteriji

Da biste lako razumjeli veliki brojdokumentima, razvila posebna pravila za njihovu kompilaciju i dizajn, različite klasifikacije, kao i odgovarajuće oblike i metode rada s njima.

klasifikacija dokumenata
Valja napomenuti da je klasifikacija dokumenataizuzetno je važno jer pomaže istaknuti njihova specifična obilježja i omogućiti ih racionalno korištenje. To je jedan od najstarijih i do kraja nedovršenih problema, čiji razvoj započinje tek u kasnim 1960-ima. Većina pristupi distribuciji dokumentacije pojedinim skupinama prethodno se odnosilo samo na specifična obilježja s obzirom na područje djelovanja ili određenu znanost. A nedavno je bila višeslojna klasifikacija dokumenata na temelju informacijskih i materijalnih komponenti.

Svi dokumenti mogu se podijeliti prema sljedećim kriterijima:

1. Okolnosti njihovog funkcioniranja u svemiru i vremenu. Uzimamo u obzir redovito objavljivanje (periodično i ne-periodično), vrijeme nastanka (izvornik, izvornik, kopija, duplikat), mjesto izdavanja (regionalno, nacionalno ili strano);

razvrstavanje računovodstvenih dokumenata
2. Informacijska komponenta.

  • obratite pažnju na sadržaj i razinu generalizacije informacija (primarna i sekundarna dokumentacija);

  • razvrstavanje dokumenata uključuje dimenzionalnost snimljenih informacija o veličini (formatu) i broju stranica (volumen);

  • razdvajanje prema načinu na koji se informacije percipiraju (dokumenti se mogu čitati od strane osobe ili zahtijevaju posebnu tehničku opremu);

  • ova klasifikacija dokumenata također uključuje i karakter ikoničnog sredstva kojim se bilježe informacije (tekstualni i ne tekstualni oblici);

  • pomoću metode snimanja podataka razlikuju se rukom pisane, tiskane, mehaničke, magnetske, fotografske, optičke, laserske, kao i elektroničke dokumente.

3. Materijalna komponenta, koja uključuje određene kriterije (na primjer, materijal nositelja informacije, kao i njegov oblik i dizajn).

 klasifikacija računovodstvenih dokumenata
Važno je napomenuti da distribucija dokumentacije u zasebne skupine prema sadržaju i obliku omogućuje učinkovitije organiziranje rada s njom.

Trebalo bi to spomenuti i danaspostoji i odgovarajuća klasifikacija računovodstvenih dokumenata, koja uzima u obzir njihov sadržaj, mjesto i redoslijed pripreme, svrhu i način uporabe.

Ova klasifikacija računovodstvenih dokumenata uključuje sljedeće podjele na tipove:

  • ovisno o svrsi - upravnom i izvršnom, računovodstvenom obračunu ili kombinaciji;

  • u redu pripreme - primarno i konsolidirano;

  • unutarnje i vanjske dokumente;

  • prema načinu korištenja - raspoloživ i akumulativan;

  • ovisno o sadržaju - gotovini, namire i materijalu.

Moram reći da ova klasifikacija uključujeMnogi kriteriji i izrazito su široki, tako da svaki dokument istodobno pripada različitim skupinama, ali se može karakterizirati određenim značajkama i koristiti samo u relevantnom području.